AI Business Automation
Automatisierung von Prozessen für Unternehmen, die morgen noch wettbewerbsfähig sein wollen.
Wir automatisieren Verwaltungsprozesse von der Auftragserfassung, Angebotserstellung bis zur Buchhaltung – für Unternehmen, die weiter wachsen wollen und dafür stabile Prozesse benötigen.
AI Prozesautomation in der Verwaltung
Jede Minute, die Ihr Team heute mit Copy‑Paste, PDF‑Suche und manuellen Prüfungen verbringt, ist morgen ein Wettbewerbsnachteil, den Sie nicht mehr aufholen. Der Markt automatisiert nicht, weil es „modern“ ist – sondern weil Routinearbeit zunehmend maschinell erledigt wird.
Verwaltungsprozesse sind aber selten „ein großer Prozess“. Sie sind viele kleine Handgriffe zwischen E-Mail, PDF, ERP, CRM und Portalen – und genau dort entsteht der ROI: überall, wo Medienbrüche, Wiederholung, Regelwerke, Dokumente und Prüfungen zusammenkommen.
Typische Einsatzbereiche, in denen wir Prozesse automatisieren
Schritt 1
Angebotserstellung
Wir automatisieren den gesamten Angebotsprozess – vom Eingang der Anfrage über divese Kanäle bis zum versendeten Angebot. Die Anfrage wird automatisch ausgelesen, der Kunde geprüft oder angelegt und das Angebot vorbereitet. Je nach Wunsch geht es zur Freigabe an den Vertrieb oder direkt an den Kunden.
Schritt 2
Auftragserfassung
Wir verwandeln eingehende Bestellungen automatisch in strukturierte ERP-Transaktionen: Dokumente werden gelesen (OCR/ICR), Daten extrahiert, gegen Stammdaten geprüft, Ausnahmen sauber an Menschen geroutet und der Rest vollautomatisiert verarbeitet.
Schritt 3
Buchhaltung
Wir automatisieren Rechnungseingang, Prüfung, Kontierungsvorschläge, Freigabe-Workflows, Abgleich mit Bestellungen/Lieferscheinen, Zahlungsfreigaben, sowie Belegablage mit GoBD-tauglicher Nachvollziehbarkeit. Und wir gestalten die E‑Rechnungsfähigkeit so, dass sie nicht „pflichtgemäß minimal“, sondern prozessual sauber ist.
Unsere Kunden haben einen massiven Zeitgewinn ab Tag 1
Standard
Manuelle Prozesse
Wenn Verwaltung nur noch reagiert
Effizient
Automatisierte Prozesse
Wenn Prozesse das Team entlasten
Mehr als 120 treue Kunden vertrauen uns bereits.
Unsere einzigartigen KI Module sind das Herzstück des Systems
Während andere noch Listen pflegen und Standardtexte verschicken, erkennt unser System Muster, priorisiert Chancen und baut Kontaktstrecken, die sich anfühlen wie ein maßgeschneidertes Gespräch – nicht wie Kampagne.
Das ist der Unterschied zwischen „mehr Vertrieb machen“ und Vertrieb als Maschine: lernfähig, skalierbar und mit jedem Touchpoint stärker.
Das sagen unsere Kunden über unser KI-Vertriebssystem
Auftragserfassung
Täglich kamen 15+ Aufträge rein – als E-Mail, PDF, Foto, Excel oder “kurze Nachricht”. Das Team musste alles lesen, abtippen und in Systeme übertragen. Im Stress blieb manchmal etwas liegen – und ein vergessener Auftrag ist nicht “ein Fehler”, sondern ein stiller Umsatzverlust.
Lösung
Wir haben alle Kanäle überwacht, die Inhalte automatisch ausgelesen und die relevanten Daten sauber übernommen. Das System prüft, ob der Kunde schon existiert, legt ihn sonst an, erfasst den Auftrag und informiert automatisch die richtigen Personen – ohne Nachtelefonieren.
Markus Weber, Geschäftsführer Dokuworks GmbH
René Bruns, GeschäftsführeR ISB Bruns
Angebotsnachverfolgung
Angebote wurden verschickt – und dann wurde es still. Nachverfolgung hing an einzelnen Personen, neben Terminen, Projekten und Alltag. Einige Angebote starben einfach, ohne dass es jemand merkte. Währenddessen meldete sich der Wettbewerber zuverlässig – und gewann.
Lösung
Wir haben eine automatische Nachverfolgung aufgebaut: Angebote werden erfasst, Fristen überwacht und Reaktionen erkannt. Je nach Signal geht eine Erinnerung raus oder der Vertrieb bekommt genau dann einen Hinweis, wenn es wirklich zählt. Nichts verschwindet mehr im “Vielleicht später”.
Angebotserstellung
Anfragen kamen in allen Formen – aber die Angebotserstellung war Handarbeit: Inhalte verstehen, Rückfragen, Kunden im System suchen, Positionen zusammenstellen, Formatieren, Freigabe holen. Das Ergebnis: zu langsam, zu abhängig von einzelnen Menschen – und manchmal war der Kunde schon weg, bevor das Angebot rausging.
Lösung
Wir haben den Prozess vom Anfrageeingang bis zum Angebotsentwurf automatisiert: Inhalte werden ausgelesen, der Kunde wird geprüft oder neu angelegt, und ein Angebot wird vorbereitet – nach Ihren Vorgaben. Danach geht es zur Freigabe an den Vertrieb oder auf Wunsch direkt raus.
Burkhard Rarbach, Marketingleiter Schäfer werke GmbH
Michael Kay, Geschäftsführer Druckhaus Kay GmbH
Eingangsrechnungen & Zahlungsfreigabe
Rechnungen kamen per Mail, PDF und Portal – und wurden manuell geprüft, weitergeleitet und “irgendwann” freigegeben. In Spitzenzeiten wurde es gefährlich: Skonto ging verloren, Zahlungen wurden spät, Rückfragen häuften sich.
Lösung
Wir haben die Rechnungsverarbeitung automatisiert: Rechnungen werden erkannt, die wichtigsten Daten übernommen und zur passenden Freigabe geschickt. Auffälligkeiten werden sofort markiert. Die Buchhaltung arbeitet nicht mehr jeden Beleg durch – sondern nur noch das, was wirklich geprüft werden muss.
Über AUTOMATTERS
AUTOMATTERS ist bekannt als verlässlicher Produktivbetrieb. Mit 20 Mitarbeitenden, davon 10 AI-Entwickler, und 18 Jahren Industrieerfahrung verbinden wir Prozessverständnis mit technischer Umsetzungskraft.
Wir automatisieren nicht „irgendwo KI“, sondern bauen Abläufe, die im Alltag halten: sauber integriert in Ihre Systeme, mit klaren Regeln, Freigaben und Verantwortlichkeiten. Das Ergebnis ist weniger Chaos, weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen – und eine Verwaltung, die wieder skalieren kann, ohne dass Ihr Team dabei ausbrennt.
Nutze Prozessautomation als Wachstums-Motor in deinem Unternehmen
1
Kurz-Check buchen
In 20 Minuten sehen wir, wo bei dir täglich Zeit, Geld und Nerven verbrennen – und welche 1–2 Prozesse sich am schnellsten automatisieren lassen.
2
Live-Analyse deiner Abläufe
Wir zeigen dir konkret, wie eure Anfragen, Angebote, Aufträge oder Rechnungen automatisch laufen können – inkl. Systemanbindung und Freigaben.
3
Umsetzung & Go-live in unter 30 Tagen
Während andere noch diskutieren, läuft bei dir der erste Prozess produktiv. Kein Chaos, kein Experiment – spürbare Entlastung in unter 30 Tagen.
Diese Website ist nicht Teil der Facebook-Website oder von Facebook Inc. Darüber hinaus wird diese Website in keiner Weise von Facebook unterstützt. Facebook ist eine Marke von Facebook, Inc. Wir verwenden auf dieser Website Remarketing-Pixel/Cookies von Google, um erneut mit den Besuchern unserer Website zu kommunizieren und sicherzustellen, dass wir sie in Zukunft mit relevanten Nachrichten und Informationen erreichen können. Google schaltet unsere Anzeigen auf Websites Dritter im Internet, um unsere Botschaft zu kommunizieren und die richtigen Personen zu erreichen, die in der Vergangenheit Interesse an unseren Informationen gezeigt haben.